Piše: mr.sc. Asja Lajtman Bosilj
O upravljanju vremenom ili time managementu mnogo se govori u poslovnom svijetu. Zaposlenici se često tuže kako nemaju vremena za obaviti sve poslove i zadatke, kako ih često prekidaju u radu, pretrpani su im pretinci elektroničke pošte, sve se više u poslu za komunikaciju koriste i društvene mreže koje također zahtijevaju vrijeme pa tako nerijetko poslove nose kući otvarajući osobna računala u dnevnoj sobi, radeći umjesto da vrijeme provedu s obitelji, prijateljima, baveći se hobijem i/ ili sportom.
Otkuda onda krenuti kako bismo imali organiziraniji dan i bili zadovoljniji?
Možemo za početak reći da je upravljanje vremenom vještina uspješnih ljudi. Mnogi se manje uspješni ljudi bave velikim brojem različitih aktivnosti, ali postižu vrlo malo jer se ne bave ključnim aktivnostima.
Većina edukacija o upravljanju vremenom počinje postavljanjem ciljeva. Postoji više tehnika postavljanja ciljeva. Osoba može odabrati onu koja joj najviše odgovara. Svi mi često upadamo u zamku da na poslu trebamo izraditi važan i opsežan izvještaj, ali nam je draže u tom trenutku kopirati neku dokumentaciju, kratko popričati s kolegicom u uredu do nas, odgovoriti na elektroničku poruku koja nije hitna, ali nam taj posao daje osjećaj da smo korisni. I tako se naše vrijeme za izradu izvještaja sve više skraćuje i osjećamo se „pod stresom“.
Važno je naglasiti da je mnogo bolje energiju uložiti u nekoliko ključnih ciljeva nego je raspršiti na mnogo različitih aktivnosti.
Kad odredimo prioritete, odaberemo cilj koji će imati najveći utjecaj na naš posao ili život u odnosu na to koliko će vremena trebati da se taj cilj postigne. Ključan dio postavljanja ciljeva nije samo prepoznati ono što želimo postići, već i prepoznati čega se moramo odreći u danu ili čak u životu, kako bismo to postigli.
Koristeći dnevni plan ljudi ostaju fokusirani i lakše se motiviraju. Ukoliko još taj plan stavimo i na papir veća je mogućnost da ćemo ga ostvariti.
Vjerujemo da ste mnogi čuli priču koja koristi staklenu posudu, kamenje, šljunak, pijesak i vodu. Vrijedi je uvijek ponovno ispričati. Staklena posuda predstavlja vrijeme koje nam je na raspolaganju svakog dana, a svaki predmet koji uđe u posudu predstavlja aktivnost s prioritetom u odnosu na njegovu veličinu. Kamenje predstavlja naše najvažnije zadatke i aktivnosti s najvećom vrijednosti. Njime ćemo prvo napuniti posudu. To su često bitni, ali ne i hitni zadatci i upravo zato što nisu hitni ne smijemo upasti u zamku da ih odgodimo jer nas upravo oni vode do ranije spominjanih postavljenih ključnih ciljeva. Nakon kamenja stavljamo šljunak. To su hitni i bitni zadatci, ali manje važni za konačni cilj. Ukoliko ih ne planiramo dobro brzo mogu ispuniti naš dan. Pijesak predstavlja rutinske zadatke koje trebamo obaviti, hitni su, ali ne pridonose direktno ostvarenju naših ciljeva. Voda, koju ulijevamo na kraju, predstavlja „kradljivce vremena“. Aktivnosti koje nam često odvlače pažnju i udaljavaju nas od našeg „kamenja“.
Što kažete da pokušate primijeniti ovaj pristup? Vjerujemo da ćete ubrzo uvidjeti kako je vaš dan organiziraniji, postižete više u manje vremena, ne trošite vremena na aktivnosti koje vam ne donose korist te samim time postajete produktivniji.
I jedna lijepa mudra izreka za kraj:
„Dok ne cijenite sebe, nećete cijeniti ni svoje vrijeme. Dok ne cijenite svoje vrijeme, nećete ništa učiniti s njim.“
